Archivo de Defensa Fiscal

Durante el año 2022 se ha observado como las administraciones tributarias tanto en Guatemala como en la región han incrementado la presencia en las empresas, y como éstas han ido innovando en la manera de realizar ahora los procesos de fiscalización.

De esa cuenta es necesario que los empresarios y las compañías puedan identificar claramente que cuentan con toda la documentación de soporte para sustentar las posiciones fiscales asumidas en sus declaraciones de impuestos.

En ese sentido, existen partidas o conceptos de gastos que deben contar con la documentación que es aplicable para tomarse como “deducible”, como por ejemplo: contratos, escrituras públicas, facturas, notas de cobro, notas de débito, cheques, transferencias, entre otros.

El Archivo de Defensa Fiscal, es una herramienta que puede ser implementada por las empresas para analizar cuáles son las tendencias de fiscalización que está desarrollando cada Administración Tributaria y de esa cuenta contar con un mecanismo defensa que permita que los principales temas y áreas de los estados financieros estén cubiertos y que los riesgos fiscales se reduzcan sustancialmente.

Uno de los aspectos que se debe tomar en cuenta es el periodo de prescripción, por ejemplo, en Guatemala este periodo es de 4 años, el cual se inicia a contar a partir de la fecha de presentación de la declaración o en el momento en que venció la fecha de presentación, esto hace necesario que los principales gastos y documentos estén disponibles para efectos de revisión de parte de la Administración Tributaria en tiempo y forma para evitar ajustes fiscales por “ausencia de documentación” que puede ocasionar objeciones de gastos y generación de controversias fiscales.

En esta nueva realidad, la velocidad con que se registran las operaciones ha evolucionado para incorporar el archivo digital como un bastión de las comunicaciones. La factura electrónica es uno de estos cambios importantes. De esa cuenta es necesario contar con un “centro de acopio de datos” (data wharehouse) que permita identificar las operaciones que se pagan, así como los soportes que sustentan cada una de las transacciones. Definitivamente el mundo de los negocios va a una velocidad superior en comparación con el mundo normativo; sin embargo, no se debe perder de vista que muchos de los fiscos latinoamericanos se enfocan en la formalidad de las operaciones, razón por la cual cobra mayor relevancia tener disponible la información ante cualquier proceso de revisión tributaria.

Por lo tanto, consideramos necesario que este tema sea puesto en agenda de las empresas para poder atender adecuadamente cualquier proceso de revisión tributaria y de esa cuenta contar con todos los elementos legales que permitan “documentar” los gastos deducidos y reducir riesgos fiscales que luego provoquen procesos de defensa, inclusive a nivel judicial.

Escrito por: Edy Pérez - CEO and Tax Partner